اولویت‌بندی فعالیت‌ها

بسیاری از افراد فکر می‌کنند که مدیریت زمان یعنی این‌که چه کار کنیم تا وقت بیشتری برای انجام کارها داشته باشیم. اما این کافی نیست. نکته‌ی اصلی در مدیریت زمان این است که تصمیم بگیریم هر زمانی را به چه کاری اختصاص دهیم.

باید بپذیریم که زمانی که در اختیار داریم محدود است؛ پس باید دست به انتخاب بزنیم. بسته به این که چه هدفی را دنبال می‌کنیم، اهمیت و فوریت کارها برای ما میزان مشخصی دارد که با اهمیت و فوریت همان کار برای فرد دیگر متفاوت است.

حالا یک روش خوب برای اولویت‌بندی کارها معرفی می‌کنیم. این روش ماتریس اولویت‌ها است و ویژگی‌های خوبی دارد. کارهای ما در این ماتریس به چهار دسته تقسیم می‌شوند.

ابتدا ببینیم که اهمیت و فوریت یعنی چه و چگونه تعیین می‌شوند.

اهمیت یعنی آن کار در راه رسیدن به اهداف ارزشمند و بلندمدت ما چه‌قدر نقش دارند. مثلا مطالعه‌ی مداوم یا ورزش منظم می‌تواند اهمیت بالایی در رسیدن یک فرد به اهدافش داشته باشد.

فوریت کارها یعنی این‌که آیا این کار باید فوری و در مدت زمان محدودی انجام شود؟ آیا مدت ‌زمان ما برای انجام دادن آن رو به پایان است؟ اگر فوری انجام نشود ممکن است اتفاق ناخوشایندی رخ دهد؟ مثلا ممکن است اگر امروز قبض برق پرداخت نشود موجب قطعی برق شود یا اگر نامه‌ای را پیگیری نکنیم، مهلت پیگیری امر مهمی به پایان برسد. به طور کلی به جز موارد استثنایی و خاص که در زندگی هر فردی پیش‌می‌آید، اگر نظم شخصی داشته باشیم کارهای مهم و فوری بسیار کم خواهند شد و جای خود را در کارهای مهم و غیرفوری حفظ خواهند کرد.

حالا که متوجه شدیم اولویت و فوریت یعنی چه، می‌توانیم فهرست فعالیت‌های روزانه یا هفتگی یا ماهانه‌ی خود را بنویسیم. از فهرست روزانه شروع می‌کنیم. خیلی خوب است اگر هر شب قبل از خواب فهرست کارهای فردا را یادداشت کنیم و اولویت‌بندی آن‌ها را انجام دهیم. هر کدام از کارها بسته به میزان اهمیت و فوریت در یکی از خانه‌های شکل بالا قرار می‌گیرند.

حالا از انجام کدام کارها شروع کنیم؟ اولین دسته از کارهایی که باید انجام شوند کارهای فوری و مهم هستند. همان‌طور که گفته شد اگر در زندگی نظم شخصی رعایت شود، میزان کارهای مهم و فوری کم شده و به صورت مهم و غیرفوری می‌مانند. دسته‌ی بعدی کارها که باید انجام شود کارهای مهم و غیرفوری است که اگر در زمان درست انجام شوند دیگر تبدیل به کارهای مهم و فوری نمی‌شوند. دسته‌ی بعدی فعالیت‌ها که به سراغشان می‌رویم کارهای غیرمهم و فوری هستند. خیلی خوب است اگر بتوانیم این کارها را در صورت امکان به شخص دیگری واگذار کنیم یا انجام آن‌ها را به زمان دیگری موکول کنیم. به ویژه اگر هنوز کارهای دو دسته‌ی قبلی را تمام نکرده‌اید. مثلا فرض کنید قرار گذاشته‌اید امروز به یک جلسه بروید که فوری است اما مهم نیست. شما ممکن است بتوانید زمان جلسه را تغییر دهید یا یک فرد دیگر را به جای خودتان به جلسه بفرستید. دسته‌ی آخر، کارهای غیرمهم و غیرفوری هستند. مثلا چک کردن پست‌های اینستاگرام، خواندن خبرهایی که خیلی هم ارتباط مستقیمی به شما ندارند یا خرید یک وسیله برای منزل. بیشتر این کارها را می‌توان به راحتی حذف یا مقدارشان را کم کرد، بدون این که صدمه‌ای به زندگی ما وارد کنند. گاهی روزها اگر منصفانه به فعالیت‌هایمان نگاه کنیم متوجه می‌شویم که زمان بسیار زیادی صرف فعالیت‌های غیرمهم و غیرفوری کرده‌ایم.

استفاده از ماتریس اولویت‌ها فقط محدود به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی‌های روزانه نمی‌شود؛ بلکه می‌تواند برای اولویت‌بندی در بازه‌های زمانی طولانی‌تری نیز استفاده شود.

شما بنویسید:

پاسخ این سوال را برای سرپرست گروه ارسال کنید و جزوه‌ی بعدی را دریافت کنید.

همه‌ی کارهایی را که هفته‌ی آینده باید انجام دهید، یکی یکی به یاد بیاورید و هر یک از کارها را با توجه به اهمیت یا فوریت در یکی از چهار قسمت ماتریس اولویت‌ها که در ابتدای جزوه آمد  وارد کنید.